20 Tipps zum gelungenen Online-Meeting

Videocalls sind die Arbeitsmethode der Stunde. Manche von uns stecken stundenlang im Zoom oder Skype Meeting oder sie haben sogar einen ganz eigenen Bigbluebutton-Raum. Neben technischen Störungen, überlastetem Netz, unscharfen Kameras und verzerrtem Ton gibt es auch zahlreiche andere komplexe und herausfordernde Situation. In diesem Artikel geht es jetzt mal um die Basics, denn wenn die nicht stimmen, dann machen auch die ausgefuchstesten Kommunikationsstrategien wenig Sinn.

Tipps für Moderator*innen:

1. Technik outsourcen: Nehmen Sie sich vor dem Meeting Zeit, die Technik zu überprüfen und bieten Sie Teammitgliedern, die sich noch unsicher mit der fühlen, vorab an gemeinsam die Technik zu überprüfen. So helfen Sie Ihrem Team Ängste abzubauen und zeigen Sie den Kolleg*innen, dass Sie deren Sorgen und Probleme ernst nehmen.
2. Zeitmanagement: Legen Sie für Ihr virtuelles Teammeeting eine Zeitspanne von 60 bis maximal 90 Minuten fest. In virtuellen Räumen ist die Aufmerksamkeitsspanne deutlich verkürzt. Remote zu arbeiten verändert unsere Konzentration.
3. Extra Tipp: Lassen sie das Meeting einmal nicht zur vollen oder halben Stunde beginnen. Ihre Mitarbeiter*innen erscheinen pünktlich und sind entspannter, da kein Anschlusstermin direkt folgt.
4. Kleinteilig Planen: Für Ihr digitales Meeting brauchen Sie eine gute Vorbereitung, stärker als bei Real-Meetings. Reagieren und spontane Veränderungen sind remote schwieriger möglich. Überlegen Sie sich daher möglichst präzise welchen Ablauf Sie wollen, welche Dokumente Sie benötigen und welche Möglichkeiten zur Visualisierung Sie einsetzen wollen.
5. Gewünschten Output anmoderieren: Um Ihren genauen Zeitplan einhalten zu können, schaffen Sie zu Beginn des Meetings Übersicht indem Sie den gewünschten Output, d.h. das Ziel für dieses Meetings festlegen. Was soll heute erarbeitet werden? Was sind Ihre Erwartungen, und was nicht? Soll ein Problemlösungsvorschlag erarbeitet werden? Eine Checkliste durchgegangen oder sich für ein bestimmtes Vorgehen entschieden werden? Legen Sie es fest. So verhindern Sie, dass sich die Teilnehmer*innen in Gedankenschleifen verlieren, sondern stattdessen konsequent beim Thema bleiben.
6. Sorgen Sie für Interaktion: Sorgen sie dafür, dass die Teilnehmer*innen am Ball bleiben, indem Sie früh Aktiv-Zeiten einbauen. Nutzen Sie dafür die Chat-Funktion, lassen Sie abstimmen, wechseln Sie Vortragszeiten ab mit Breakout-Sessions (also Diskussions-Runden in Kleingruppen) und Reaktionsrunden. Ihre Teammitglieder werden es Ihnen mit größerer Aufmerksamkeit und Durchhaltevermögen danken.
7. Nutzen Sie die Möglichkeit zur Visualisierung: Lesen Sie nicht einfach Punkte vor, sondern lassen sie Ihre Kolleg*innen mitlesen. Nutzen Sie dazu die Funktion Ihren Bildschirm zu teilen. Halten Sie Ergebnisse des Meetings fest und teilen Sie diese Ihrem Team zeitnah mit.
8. Fördern Sie den persönlichen Austausch und schaffen Sie Nähe: Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig für ein produktives Miteinander für das Gefühl von Nähe und gegenseitigen Austausch ist. Nehmen Sie sich zu Beginn des Meetings Zeit, um eine Arbeitsatmosphäre aufkommen zu lassen durch einen persönlichen Check-in, in dem jeder die Zeit bekommt, anzukommen. Versuchen Sie einen Ausgleich für die kleinen persönlichen Gespräche zu finden, die so wichtig für ein gemeinsames Arbeiten sind. Wie wäre es z.B. mit einer gemeinsamen digitalen Kaffeepause nach dem Meeting oder einem Treffen in der virtuellen Kantine (bei der alle selbstverständlich eigenes Essen mitbringen) zu fest verabredeten Zeiten?

Tipps für Teilnehmer*innen:

1. Themen vorbereiten: Machen Sie sich während Ihres Arbeitsalltags Notizen, was Sie im Meeting ansprechen wollen und überlegen Sie, ob es notwendig ist, diese Themen im Team anzusprechen, oder ob Sie sich besser an Einzelpersonen wenden können.
2. Legen Sie ebenfalls Stift und Zettel bereit, um während des Meetings Notizen machen zu können.
3. Prüfen Sie Ihre Umgebung und schalten Sie erst dann die Kamera für andere ein, wenn Sie wirklich bereit sind.
4. Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung. Natürlich können Sie es nicht kontrollieren, ob Ihr Internet zwischendurch ausfällt, aber es gibt einige Dinge, die Sie vorab klären können. So sollte z.B. keiner in Ihrem Haushalt streamen, während Sie im Meeting sind. Manche Menschen besorgen sich zu diesem Zweck sogar zwei Internetanschlüsse, aber dies ist nicht unbedingt nötig. Teilweise kann es helfen, den Computer oder Laptop über ein Kabel direkt mit dem Rooter zu verbinden, sollte Ihre WLAN-Verbindung nicht stabil sein.
5. Achten Sie während des Meetings darauf, dass Ihr Mikrofon ausgeschaltet ist, wenn Sie nichts sagen. Achten Sie beim Sprechen darauf, dass das Mikrofon nicht die Geräusche Ihrer Kleidung auffängt, weil dies sehr irritieren kann. Dies gilt auch für das Rascheln von Dokumenten, die unbeabsichtigt vor oder in der Nähe des Mikrofons liegen könnten.
6. Passen Sie beim Screensharing auf, bevor Sie unbeabsichtigt private Dinge mit Ihren Kolleg*innen teilen.
7. Sprechen Sie die Teilnehmer*innen des Meetings persönlich an. In Online-Meetings können wir nicht durch Körpersprache deutlich machen, mit wem wir gerade reden, was dazu führen kann, dass entweder niemand redet oder gleich mehrere gleichzeitig. Sprechen Sie darum am besten Kolleg*innen mit ihren Namen an.
8. Setzen Sie eine Person als Protokollant*in fest, die nach dem Meeting eine Zusammenfassung mit den wichtigen Erkenntnissen und Arbeitsschritten schreibt und an alle verschickt. Damit verbunden könnte die Frage sein, wie das Meeting den Mitarbeiter*innen gefallen hat und was man das nächste Mal besser machen könnte.

Tipps für einen gelungenen Auftritt im Online-Meeting

1. Auch wenn das letzte Urlaubsfoto als Hintergrund eine nette technische Spielerei und eine schöne Abwechslung darstellt, sollte man in professionellen Zusammenhängen diese Art der Selbstinszenierung eher vermeiden, da sie vom Inhalt des Meetings und der Person ablenkt. Ebenso sind Blur-Effekte oder neutrale, eingespielte Hintergründe, die die Person „ausfransen“, nicht zu empfehlen. Für einen gelungenen Hintergrund empfiehlt es sich, einen möglichst neutraler Hintergrund (z.B. eine weiße Wand) mit kleinen persönlichen Details interessanter zu machen z.B. einem Bild oder dem Teil eines Bücherregals.
2. Video-Konferenz auf Augenhöhe: die meisten Kameras an Laptops oder Desktop-PCs stehen zu niedrig, um das Gesicht vorteilhaft wirken zu lassen und auf Dauer bequem den Augenkontakt halten zu können. Für den professionellen Gebrauch empfiehlt es sich, eine externe Minikamera zu kaufen, aber auch mit Büchern oder Kochtöpfen kann die Kamera in eine gute Höhe (etwas über Augenhöhe) gebracht werden.
3. Setzte Sie sich, wenn möglich, direkt vor ein Fenster für ideale Lichtverhältnisse bei Tageslicht, oder verwenden Sie eine Stehlampe mit gedimmten Licht, die Sie direkt von vorne beleuchtet, damit nicht eine Gesichtshälfte im Schatten liegt.
4. Verwenden Sie ein Headset für bessere Ton-Qualität, wenn Sie ein Meeting ausrichten, aber probieren Sie es auch aus, zwischendurch mal auf den Sound Ihres externen Lautsprechers zu wechseln, falls Sie nur zuhören müssen. Wenn der Ton direkt ins Ohr geht, kann dies auf Dauer eher zu Ermüdungserscheinungen führen, vor allem wenn die Tonqualität des Meetings nicht gut ist.

Sie haben eigentlich genug von Online Meetings und interessieren sich viel mehr darüber, wie Sie das neue Jahr nutzen können, um sich als Führungskraft weiter zu entwickeln? Wie wäre es mit einem Artikel über mehr Selbstvertrauen als Führungskraft?

Sophie Grußendorf, coach bei dynaMIND